نَمَط — واجهات موارد الأقسام والميزانيات والصرف

يبدأ طالب الاحتياج مسودة بعنوان وقسم ومخزن وشهر ميزانية، ثم يضيف أصنافًا وكميات صحيحة. قبل الاعتماد يمكن تعديل البيانات والبنود، ولا يتحول وجود المسودة وحده إلى حجز للمخزون أو التزام مالي.

عند الاعتماد، يفحص نَمَط المتاح لكل صنف في المخزن بعد حجوزات كل الأشهر، ويقارن تكلفة الطلب بالمخصص المتاح للقسم في شهره. إن فشل أحد الفحصين، تبقى المسودة من غير حجز جزئي. وإذا نجحا، تثبت بيانات الطلب وكمياته وأسعاره وتحجز الكمية والتكلفة معًا.

يمكن لمسؤول الموارد تعديل تكلفة الدليل بسبب واضح، لكن الطلب المعتمد يحتفظ بأسعاره المثبتة. كما أن تعديل ميزانية القسم لا يهبط بها تحت المصروف الصافي والالتزامات القائمة؛ التغيير يراجع ما تعهد به الدفتر بالفعل.

يفتح مسؤول المخزن طلبًا معتمدًا ويكتب الكميات المسلمة في هذه الدفعة، ويترك الأصناف التي لم تسلم بلا كمية. يفحص نَمَط الدفعة كاملة قبل تسجيلها؛ بند زائد لا يسمح بمرور بقية البنود في حركة ناقصة.

عند الحفظ، تنخفض الوحدات من الموجود وتنتقل تكلفتها المثبتة من الملتزم إلى المصروف. لا يضاف المصروف فوق الالتزام نفسه. يظل غير المصروف محجوزًا، ويظهر لكل بند المطلوب وما صُرف إجماليًا وما عاد وما بقي دون صرف.

إذا لم يعد القسم يحتاج المتبقي، يقفل المسؤول المأذون الباقي بسبب. تتحرر الكمية والتكلفة غير المصروفتين، بينما تظل حركات الدفعات السابقة محفوظة. اكتمال الصرف أو إغلاق المتبقي يقفل الإذن بدل تركه قابلًا لإعادة التسليم.

يختار المسؤول حركة صرف بعينها ويحدد عدد الوحدات المرتجعة وسببها. يفحص نَمَط ما بقي قابلًا للإرجاع من هذه الحركة، ولا يسمح بإعادة أكثر مما خرج منها بعد احتساب المرتجعات السابقة.

يعود الصنف إلى نفس المخزن وبنفس تكلفة الاعتماد، وينخفض المصروف في ميزانية القسم وشهر الطلب الأصلي، حتى لو كانت شاشة القراءة على شهر مختلف. ويظل ذلك صحيحًا بعد اكتمال الطلب أو إغلاق متبقيه.

المهم أن المرتجع لا ينشئ إذنًا جديدًا بالصرف. المتبقي المأذون يُحسب من إجمالي ما صُرف قبل خصم المرتجع، فلا تعاد الوحدات المسلمة مرة أخرى من الطلب نفسه. وفي قراءة المخزن، تبقى حجوزات طلبات الشهر القادم ضمن الحجز الحالي بدل أن تختفي عند تغيير الشهر.