KNOT — واجهات إدارة الموردين والعقود والالتزامات

ينشئ منسق التوريد مسودة بمرجع فريد ومورد ونطاق وقيمة وفترة. ثم يقسم القيمة إلى التزامات لكل منها مسؤول وموعد داخل الفترة. يستطيع تصحيح البنود أو إزالة بند بسبب ما دامت المسودة قيد الإعداد.

يتحقق KNOT من أن مجموع القيم لا يتجاوز الاتفاق، ويطلب توزيع القيمة كاملة قبل التفعيل. كما يتحقق من نشاط المورد في الدليل. عند اكتمال الشرطين تبدأ المتابعة، وتثبت بيانات الاتفاق وقيم البنود؛ بذلك تظل القراءة التالية مبنية على أساس واضح.

إذا احتاج بند مفتوح إلى موعد لاحق، يختار المسؤول تاريخًا بعد الموعد الحالي ويكتب السبب. يجب أن يظل التاريخ داخل نهاية الاتفاق. وإذا كانت الفترة تحتاج مراجعة، يسجل المسؤول نهاية جديدة بسبب، مع حماية جميع الاستحقاقات القائمة من أن تقع خارجها.

يحتفظ الملف بأصل موعد البند وتسلسل تأجيلاته، وبالنهاية الأصلية للاتفاق عند تفعيله. وإذا عُلقت المتابعة، تستمر البنود في الظهور ضمن الاستحقاقات والمتأخر، وتتوقف إجراءات الإنجاز والتأجيل حتى الاستئناف بسبب. يوضح ذلك ما تغير دون فقد نقطة البداية.

يسجل المسؤول إنجاز الالتزام بملاحظة توضح ما راجعه. تتجمع قيمة البنود المنجزة في قراءة مستقلة، وتبقى مسماة كقيمة التزام؛ تسجيل الإنجاز هنا لا ينشئ قيد دفع أو تحويلًا ماليًا.

لا يُغلق الاتفاق حتى تُنجز جميع البنود ويكون ساريًا وتُكتب ملاحظة ختام. بعدها يصبح الملف للقراءة والتصدير، مع بقاء المواعيد والملاحظات والقرارات. وتعليق المورد في الدليل يوقف تفعيل اتفاقات جديدة له، مع احتفاظ الاتفاقات القائمة بحالاتها والتزاماتها.